Conocido también como: ciclo
operativo o ciclo de explotación, es simplemente el número de días que dura el
ciclo operativo de la empresa, que se inicia desde la entrada de las
materias primas al almacén hasta que se cobran las facturas de los clientes. El número de días es calculado con los datos obtenidos de la contabilidad de la empresa.
El ciclo operativo se entiende que es realizado en un corto plazo y variará según el tipo de empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios. En una empresa comercial se compran las existencias para posteriormente venderlas, no existe proceso de transformación de productos, sin embargo en una empresa industrial se compran materias primas, luego pasan a la fábrica para ser transformadas y posteriormente enviadas a la tienda para su venta, y en el caso de una empresa de servicios no existirán existencias sino coste de servicios prestados.
Para comprender el cómputo de los días del período medio de maduración en cada ciclo, tomaremos el proceso operativo de una empresa industrial. Además debemos de recordar en qué parte del balance van las compras (inversiones). Por ejemplo, si compro maderas con el objetivo de fabricar y vender mesas, esto lo debo de considerar como una inversión a corto plazo y estará reflejada en el balance ya sea como materia prima, productos en proceso, productos acabados (van dentro del rubro existencias) o como facturas por cobrar que son los clientes.
Para poder ilustrar esto, imaginemos que compramos 6 maderas a 10€ cada una. En los primeros días mi inversión estará como materias primas valoradas a 60€, si luego de algunos días traslado 5 maderas del almacén a la fábrica, la inversión estará repartida en 10€ en materias primas y 50€ en productos en proceso. Y si la fábrica produce 3 mesas de las cuales en tienda se vendieron 2 a crédito, mi inversión finalmente estará repartida en el balance como: 10€ en materia prima(almacén), 20€ en productos en proceso (fábrica), 10€ en productos terminados(tienda) y 20€ en cuentas por cobrar (clientes). De momento en este ejemplo no hemos considerado los costes de mano de obra, margen de beneficio ni impuestos. Entendido esto, pasamos al cómputo de los días en cada ciclo.
Almacén: el período medio de almacenamiento se puede calcular de diferentes maneras. Para la información contable mensual tomaremos 30 días, trimestral 90 días, anual 365 días. Si las compras mensuales de materia prima (madera) fueron 60€ y el saldo en almacén es 10€, entonces podemos decir que 50€ de materia prima se consumieron o pasaron a fabricación. En este ejemplo los días de almacenamiento de la materia prima serán 5días. Lo que quiere decir que cada 5 días tenemos que comprar 10€ en materia prima. Con respecto al saldo, partimos del supuesto que es el saldo promedio necesario para que la empresa opere.
Fábrica: en esta fase la materia prima se trasforma en productos en proceso de fabricación. Aquí se incorporarán otros costes como la mano de obra, entre otros. Toda la inversión que realicemos aquí se llamará costes de producción (consumo de materia prima + mano de obra) y su saldo serán las existencias que permanecen en la fábrica como productos en proceso. En nuestro ejemplo tenemos dos operarios, el carpintero que transforma la madera en una cama y un pintor que le da los acabados. Cada operario tiene un coste de 2€ por unidad terminada. Si al mes los costes de producción fueron de 72€ y tenemos en fábrica existencias de productos en proceso valoradas en 24€, el período de fabricación será entonces de 10 días.
Venta: en la tienda los productos acabados son vendidos añadiéndoles a su valoración otros costes que pueden ser costes de transporte, administrativos o comerciales. Debido a que en la tienda están los productos acabados valorados a precio de coste, sus ventas serán consideradas en este caso al coste de ventas. Si cada mesa acabada nos cuesta 14€ (materia prima 10€ + carpintero 2€ + pintor 2€) le añadimos un coste comercial de 1€, el coste de venta será 15€. Imaginemos que al mes tengo un coste de venta de 90€ y el saldo en tienda de los productos acabados es 15€, entonces el periodo de venta promedio será 5 días.
Cobros: si las ventas son al crédito, tendremos que calcular los días de cobro. Este período son los días en promedio que transcurren desde que se produce la venta al crédito hasta el cobro de las facturas. Dado que las cuentas a cobrar a clientes del balance incluyen impuestos y las ventas del estado de resultados no las incluyen, tenemos que ajustar estas partidas para que sea comparables. Podemos agregarles el impuesto a las ventas o disminuir el impuesto de las cuentas a cobrar. Si después de estos ajustes tenemos unas ventas mensuales de 120€ y un saldo en la cuenta de clientes por 20€, el período de cobro resultante será 5 días.
Finalmente el PMM período medio de maduración económica será 25 días, que es el tiempo que debe de transcurrir para que las materias primas se conviertan en efectivo.
PMM económica= días de almacenamiento + días de fabricación + días de venta + días de cobro
PMM económica= 5 + 10 + 5 +5= 25 días.
Si queremos ser más finos con el cómputo de plazos, hay algunos aspectos que debemos de considerar y valorar como por ejemplo ¿en el período de cobro sólo debo de considerar las ventas al crédito? ¿qué pasa si tengo una cartera considerable de clientes morosos? ¿tengo que excluir la amortización del inmovilizado en los costes de producción por ser inversiones a largo plazo?
La estacionalidad tiene sus efectos en el PMM económica, por ejemplo en una empresa que fabrica juguetes antes de la campaña de navidad sus almacenes y fábricas estarán con un nivel alto de materias primas y productos en proceso, otro ejemplo de estacionalidad son los períodos de rebajas, los cuales se convierten en una excelente oportunidad para que las empresas disminuyan su inventario con poca rotación de venta. Incluso una empresa puede tener diferentes PMM económica. En el caso de una empresa que produce vinos, el PMM económica de un vino tempranillo será diferente de un añejo. No obstante los PMM económica a corto plazo surgen por lo general en las PYMES y su necesidad de pronto retorno de su inversión.
Como conclusión podemos decir que el control de los saldos de existencias a los mínimos necesarios y la disminución en las cuentas por cobrar ayudarán a reducir el PMM económica. Si los gestores de la empresa pueden reducir el PMM entonces las necesidades operativas de fondos NOF serán pocas.
Más adelante hablaremos del periodo medio de madurez financiero o cash conversión cycle y el NOF.
Las necesidades operativas de fondos NOF, son las inversiones necesarias que la empresa debe llevar a cabo para desarrollar su actividad de explotación, sin estas inversiones la empresa puede paralizar su actividad, por ejemplo, en la fase de almacenamiento la empresa debe de contar con un mínimo de materias primas (inversiones) en el almacén para abastecer a la fábrica y no paralizar la producción, lo mismo sucede en la tienda, donde debe de contar con los niveles óptimos de mercadería para la venta, además, si los clientes solicitan un crédito, entonces, debemos de contar con recursos para financiarlos. Así como la empresa concede créditos, los proveedores, acreedores y hacienda pública también financian a la empresa, a está financiación sin coste se le denomina financiación espontánea ó pasivo corriente operativo. Por lo tanto, a todas las inversiones necesarias les descontamos la financiación espontánea para obtener las NOF netas.
La eficiencia operativa que se refleja en el PMM financiera es fundamental para las NOF, como ejemplo veamos la sensibilidad que tienen la negociación de los días de cobro. Si para unas ventas esperadas de 5.000€ el equipo comercial decide cambiar los plazos de cobro de 20 días a 25 días, este aplazamiento de 5 días le costará a la empresa incrementar sus NOF en 68€ o por lo contrario, si la empresa vende al año 3.750€ otorgando 20 días de crédito las NOF será de 205€, si el siguiente año esperan vender 5.000€ y pueden reducir los días de crédito a 15 días, entonces, las NOF serán las misma que las del año pasado. Es por este motivo que es muy importante la gestión operativa de cada responsable, sus decisiones tendrá repercusión en las NOF.
